Cinq points essentiels pour une bonne gestion des contrats

Qu’il s’agisse de recycler des pneus, des métaux précieux ou d’autres matériaux, ou d’enlever et de traiter l’amiante, une bonne gestion des contrats peut éviter bien des tracas à votre entreprise. Des accords clairs et détaillés entre toutes les parties concernées (client, fournisseur et assureur) offrent plus de confort et de sécurité en cas de problème et de règlement d’un sinistre.

Idéalement, vous devriez disposer de vos propres conditions générales d’achat et d’un règlement pour les prestataires de services (dans le cas des chantiers de construction, le « règlement de chantier »). Vous ne possédez pas encore ces documents ? Procédez dans ce cas à leur rédaction en vous basant sur les conditions générales d’une autre entreprise. Profitez-en pour dresser une liste des points que vous considérez importants et de ce que vous jugez inacceptable, et faites relire le tout par un avocat spécialisé en droit commercial.

Dans les contrats d’exécution des commandes, combinez les clauses de vos propres conditions de livraison avec celles que vos clients ou fournisseurs tentent de vous imposer. Pour les projets ou investissements spéciaux, demandez des conseils personnalisés à votre gestionnaire des risques et des assurances afin d’évaluer les risques et leur coût potentiel et de pouvoir en tenir compte dans le contrat.

Il est indispensable d’établir une communication ouverte avec toutes les parties concernées par ces questions : vos propres collaborateurs, vos clients ou fournisseurs et vos sous-traitants ou travailleurs indépendants. N’oubliez jamais d’informer votre gestionnaire des risques et des assurances des clauses contractuelles spéciales en matière de responsabilité et/ou d’assurance lorsque vous concluez des contrats comportant de telles clauses ou lorsque celles-ci vous sont imposées.

En Belgique, vous êtes libre de déroger aux règles légales en matière de responsabilité dans un contrat entre parties (professionnelles), pour autant que cette dérogation n’occasionne pas d’infractions à la loi ou à l’ordre public. Ces clauses traitent de différentes situations. Elles sont parfois dissimulées dans d’autres sections du contrat.

Prêtez une attention particulière aux clauses en petits caractères relatives à l’extension de la responsabilité, à la limitation de la responsabilité, à la renonciation au recours et à l’indemnisation. Tenez également compte des droits et des intérêts de votre assureur. Faites toujours vérifier minutieusement les clauses contractuelles relatives à la responsabilité et aux assurances par votre gestionnaire des risques et des assurances.

Les livraisons à l’étranger ou les contrats de droit étranger peuvent donner lieu à une interprétation très différente des contrats. En France, par exemple, une limitation contractuelle de responsabilité est dans la plupart des cas tout simplement nulle et non avenue aux yeux de la loi. Le droit anglo-saxon en la matière diffère aussi profondément du nôtre.

Dans certaines circonstances, vous pouvez donc avoir un faux sentiment de sécurité : vous avez livré selon vos propres conditions de livraison, dans lesquelles vous limitez votre responsabilité. Mais en fin de compte, le tribunal compétent peut malgré tout annuler ces clauses contractuelles…

Travailler sous l’application d’une loi étrangère est d’ailleurs généralement considéré comme un facteur de risque accru. Ne prenez rien pour acquis et, dans ce cas, faites-vous conseiller par des personnes compétentes dans le pays concerné.

Grâce à une bonne gestion des contrats, vous connaissez les risques contractuels et les gérez (plus) consciemment. Cela vous permet d’éviter les mauvaises surprises et de mieux aligner votre gestion des risques et des assurances sur les risques réels. Discutez-en avec votre gestionnaire des risques et des assurances ! Une combinaison judicieuse de dispositions contractuelles et de clauses d’assurance offre souvent la meilleure solution.

Vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez vous entretenir avec Group Casier de la manière dont votre entreprise peut optimiser la gestion des risques ? N’hésitez pas à contacter Pieter-Paul Casier, CEO Group Casier, p-p.casier@casier.be.